Een ander punt om in gedachten te houden bij het implementeren van een oplossing voor het optimaliseren van werkkapitaal is dat cash optimalisatie een voortdurende missie is. Om ervoor te zorgen dat succes blijft hangen, moet je er zeker van zijn dat mensen niet terug glijden in oude manieren van werken.
Wanneer nieuwe leveranciers bijvoorbeeld aan boord worden genomen – of wanneer nieuwe mensen deelnemen aan aanbestedingen – bestaat het risico dat specifieke leveranciers uitzonderingen krijgen, waardoor het doel van het bereiken van gestandaardiseerde betalingsvoorwaarden binnen het bedrijf wordt ondermijnd. Het is essentieel om waakzaam te blijven en ervoor te zorgen dat de grote processen die zijn ingevoerd, rigoureus worden toegepast.
Het is ook de moeite waard om in gedachten te houden dat concurrentievoordeel niet eeuwig zal duren. Als uw concurrenten beginnen om soortgelijke strategieën te nemen, kan de kloof te verkleinen-het is belangrijk om te blijven herzien van het project en het verkennen van eventuele nieuwe mogelijkheden die zich kunnen voordoen voor waardecreatie.
Het vermijden van de valkuilen
Bij het doormaken van grote veranderingen, is het behoud van het bedrijf de sleutel. Hoe zorg je ervoor dat klanten, leveranciers en medewerkers allemaal aan boord zijn om de verandering door te zien? Hoewel het goed beheren van bestaande relaties en het verzachten van de verandering met adequate communicatie de overgang zeker gemakkelijker zal maken, kan een hardhandige bedrijfsgerichte aanpak ook leiden tot slechte pers.
Gedeelde voordelen moeten beschikbaar worden gesteld in de gehele toeleveringsketen, zodat vrijwillige gedragscodes worden nageleefd – waaruit blijkt dat maatschappelijk verantwoord ondernemen ten aanzien van uw toeleveringsketen wordt nageleefd.
Bedrijven moeten zich ook bewust zijn van andere ontwikkelingen in de sector die van invloed kunnen zijn op hun werkkapitaaloptimalisatiepraktijk. Voorkom juridische problemen door grondig onderzoek te doen naar betalingscodes, begeleiding bij het omgaan met MKB-leveranciers en lokale bedrijfscodes.
Een strategische rol
In de toekomst moeten bedrijven prioriteit geven aan hun nieuwe manier van werken. Strategische rollen zijn cruciaal voor het onderhouden van nieuwe processen – of dat nu wordt overzien door een specifieke persoon of door meerdere mensen als onderdeel van hun bestaande rol. Strategische rollen zouden betrokken zijn bij het ontwikkelen van een plan, het verzekeren van sponsoring van de CFO, het leveren van het plan en het rapporteren over de resultaten – en het leiden van een cultuurverandering en het opbouwen van cash bewustzijn in de hele organisatie.
De persoon in deze rol zou daarom moeten kijken naar hoe de prestatiestatistieken en beloningsmechanismen van belanghebbenden fungeren als stimulansen of ontmoedigingen. Zij zouden ook verantwoordelijkheid moeten nemen voor een systeem van governance dat de gewenste praktijken insluit, waardoor het noodzakelijk is om een business case te bepleiten voordat uitzonderingen op de gestandaardiseerde regels kunnen worden overeengekomen.
Succes meten
Het stellen van duidelijke doelen en KPI’s is een geweldige manier om individueel en collectief succes te meten terwijl u werkkapitaal beter wilt optimaliseren.
Statistieken over werkkapitaal
De basisstatistieken die worden gebruikt in een optimalisatieprogramma voor werkkapitaal zijn als volgt:
- Uitstaande dagen (DPO) – de n umber van dagen die nodig zijn om leveranciersfacturen te betalen.
- Days sales outstanding (DSO) – het aantal dagen dat nodig is om de betaling van klanten te innen.
- Dagen voorraad uitstaande (DIO) – het aantal dagen genomen om voorraad te verkopen.
- Cash conversie cyclus (CCC) – het aantal dagen dat contant geld is vastgebonden in de inventaris en vorderingen voordat ze worden omgezet in contanten, berekend als DSO + DIO – DPO = CCC. Hoe lager de CCC, hoe efficiënter de cyclus. Sommige bedrijven hebben mogelijk een negatieve CCC , wat betekent dat ze geld ontvangen van klanten voordat hun leveranciers moeten worden betaald.
Hoewel deze standaardstatistieken nuttig zijn in een strategie voor het optimaliseren van contant geld, vertellen ze slechts een deel van het verhaal. Dat komt omdat ze zich uitsluitend richten op de werkkapitaalstrategie van de organisatie en geen rekening houden met de andere strategische doelen – of, inderdaad, de impact van een werkkapitaaloptimalisatieprogramma op de leveranciersbasis.
Het meten van programmasucces
Hoewel de strategische doelstellingen van het programma moeten worden beschouwd als de eerste maatstaf voor succes, u ook een aantal andere maatregelen gebruiken om te beoordelen of een programma effectief is geïmplementeerd en gecommuniceerd aan leveranciers, en of het aanbod voor hen aantrekkelijk is gebleken.
Vervolgens u, als het programma wordt uitgerold, controleren hoeveel leveranciers erover zijn geïnformeerd en hoeveel er zich hebben ingeschreven. Het verschil tussen deze cijfers kan licht werpen op hoe aantrekkelijk de mogelijkheid is voor leveranciers en/of hoe effectief uw communicatie is geweest.
Ten slotte kunnen maatregelen met betrekking tot AP-kosten u een duidelijke indicatie geven van het succes van het programma. Deze kunnen bestaan uit het aantal personeelsleden, het verwerken van foutenpercentages, het aantal telefoongesprekken of e-mailvragen van leveranciers en het aandeel facturen dat op het platform wordt verwerkt. Bijzonder belangrijk is de snelheid waarmee facturen kunnen worden goedgekeurd voor betaling: hoe langer het duurt om de nodige driewegmatching en afmelding te doen, hoe langer leveranciers moeten wachten voordat ze gebruik kunnen maken van eventuele mogelijkheden voor vervroegde betaling.
Feedback verzamelen
Zoals bij elk nieuw project is het belangrijk om feedback te verzamelen om de haalbaarheid en het succes te meten. Schik om te spreken met mensen op alle niveaus van het bedrijf om een goed afgeronde weergave te krijgen. De lijst van interne belanghebbenden die hierboven moeten worden betrokken, moet als uitgangspunt dienen.
Hoewel face-to-face vergader en moeilijk kan zijn, is het relatief eenvoudig om een snelle online enquête in te stellen. Probeer er een in te stellen voor uw collega’s om feedback te geven, evenals een voor externe medewerkers zoals leveranciers en fabrikanten, ook. Op deze manier u eerlijk beoordelen hoe het project werkt en waar ruimte is voor verbetering.
Vergeet niet – met een nieuw project, zal er kinderziektes. De manier om te werken via hen is om te plannen, communiceren en luisteren. Van daaruit u de fundamenten bouwen van iets dat echt de kracht heeft om een impact te maken.
